就活を行なっていると、企業側から履歴書をメールで送るように指示されることがあります。送付するファイル形式は、PDF形式と指定されるケースが多いようです。

そこで今回は、履歴書をPDF化する方法および注意点、メリット・デメリットを解説します。この記事を読むことによって履歴書をPDF化する方法がわかり、急に企業側から履歴書を送るように指示があっても戸惑うことはなくなります。ぜひ最後まで読み進めてみてください。

履歴書をPDF化する目的

まずは、履歴書をPDF化する目的を簡単に紹介します。目的は以下の3点です。

• 採用担当者が管理しやすい
• 第三者に改ざんされるリスクがない
• 紛失や個人情報が漏洩するリスクが少ない

それぞれの目的について、詳しく見ていきましょう。

採用担当者が管理しやすい

現在の企業では、ペーパーレスによって業務を行うことが多くなっています。さまざまなドキュメント類は紙ではなく、電子ファイル形式（PDF形式など）で管理を行っています。そのため、就活生から送付される履歴書も紙ではなく、電子ファイル形式で送付することが求められます。

また、紙の自筆の履歴書より、パソコンを利用して作成した電子ファイル形式の履歴書の方が読みやすいというメリットもあります。

第三者に改ざんされるリスクが低い

PDF形式のファイルは、基本的に一度ファイルを作ってしまえば、内容は変更できません。そのため、万が一第三者が手にしても、改ざんされるリスクは低いです。

紛失や個人情報が漏洩するリスクが低い

履歴書を紙で管理すると、他の書類と混ざって紛失してしまう可能性があります。履歴書は個人情報が記載されているため、紛失してしまうと個人情報が漏洩してしまうリスクがあります。

履歴書をPDF形式ファイルで管理すると、セキュリティ対策が施されたファイルサーバで管理することが多いため、ファイルを紛失するリスクが低く、個人情報が漏洩してしまうリスクも低くなります。

履歴書をPDF化する方法

次に、作成した履歴書をPDF化する方法を紹介します。履歴書の作成方法によって、PDF化する方法は違います。ここでは、「PCで作成した履歴書のケース」と「手書きの履歴書のケース」の2つのケースについて、PDF化する方法を解説します。

PCで作成した履歴書のケース

WordやExcelなどで履歴書を作成した場合は、以下の方法でPDF形式に変換します。

• ファイルタブ押下→エクスポート選択→PDF/XPSの作成ボタン押下

 

手書きの履歴書のケース

手書きの履歴書をPDF形式にする場合は、スキャナーを利用して手書きの履歴書をスキャンして、出力方法をPDFにすればできます。

近年は、家庭でも複合プリンターが普及しているかと思います。複合プリンターにはスキャン機能が付いていますので、プリンターの取扱い説明書に従いPDF化しましょう。

なお、プリンターを持っていない場合には、コンビニに設置されているマルチコピー機のスキャン機能を活用して、PDF化しましょう。PDF化されたファイルは、USBメモリ・スマホなどに保存できます。

いづれにせよ、手書きの履歴書をPDF化するには手間がかかるため、PCで作成した履歴書をPDF化するよりも作業が煩雑になります。

履歴書をPDF化するメリット・デメリット

次に、履歴書をPDF化することによるメリット・デメリットを紹介します。

メリット

メリットとしては、以下の2点があります。

• ファイルサイズが小さい
• レイアウトが崩れることがない

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

ファイルサイズが小さい

WordやExcelの文書を、PDF形式のファイルにする際には、データの圧縮が行われます。そのため、WordやExcelのファイルに比べて、ファイルサイズを小さくできます。ファイルサイズが小さいことにより、メールで送付する時間が早くなったり、ファイルを早く開くことができるなどのメリットがあります。

レイアウトが崩れることがない

WordやExcelなどで履歴書を作成した場合、送付元（就活生）のPCのOSやバージョンが、送付先（採用担当者）のPCのOSやバージョンが異なっていた場合、レイアウトが崩れてしまう可能性があります。

また、送付先のPCにWordやExcelのソフトウェアがインストールされていない場合には、そもそも送付元から送られた履歴書を開くこともできません。

一方、PDF形式のファイルであれば、送付元・送付先双方のPCに「PDFビューア―」が入っていれば、レイアウトが崩れることもなく送付元・送付先とも同じように履歴書を見ることができます。

デメリット

次に、履歴書をPDF化するデメリットを解説します。デメリットとしては、以下の2点があります。

• 個性が伝わりにくい
• 使いまわしされていると思われる可能性がある

それぞれのデメリットについて、さらに詳しく見ていきましょう。

個性が伝わりにくい

手書きの履歴書の場合、書き手（就活生）の個性が肉筆の文字に現れます。そのため、その人の個性が伝わりやすくなります。

一方、PDF形式の場合は、文字が画一的になってしまい、その人ならではの個性が、採用担当者に伝わりづらいというデメリットがあります。

使いまわしされていると思われる可能性がある

PDF形式ファイルの場合、同じ文書を簡単にコピーすることができます。そのため、企業の採用担当者からすると他社用の履歴書を使いまわしているのではないかと思われる可能性があります。そのため、複数の企業に履歴書を提出する場合には、志望動機については各社ごとに適した文言で記載する必要があります。

履歴書をPDF化するときの注意点

ここでは、履歴書をPDF化するにあたっての注意点を紹介します。それは以下の5点です。

• A4サイズとすること
• PDF化する前に誤字脱字をチェックすること
• 顔写真は高画質とすること
• ファイル名称は分かりやすくつけること
• パスワードをかけること

それぞれの注意点について、詳しく解説します。

A4サイズとすること

履歴書のPDF形式ファイルのサイズは、A4サイズがよいでしょう。ビジネスシーンにおけるドキュメントのサイズはA4が多いためです。また、PCなどで直接履歴書を見る時にも、A4サイズが見やすいです。

さらに、手書きの履歴書をPDF化する際に、複合プリンターのスキャン機能で行いますが、一般の家庭に普及しているプリンターは、A4サイズまでしか対応していない機種が多いことも理由のひとつです。

なお、企業側から履歴書のサイズの指定がある場合には、その指示に従いましょう。

PDF化する前に誤字脱字をチェックすること

基本的に、PDF化したファイルの記載内容は変更できません。そのため、PDF化した時点で誤字・脱字があった場合には、PDF化したファイルの元ファイル（手書き・Word・Excelなど）から修正しなければなりません。

そのため、PDF化する前に誤字・脱字のチェックを行いましょう。

顔写真は高画質とすること

履歴書に添付する顔写真は、高画質のものにするとよいでしょう。画質が低い場合は、写真が見づらくなってしまい、採用担当者に悪い印象を与えてしまう懸念があるためです。

逆にあまりに顔写真が高品質過ぎてしまうと、顔写真の画像データが大きくなりすぎてしまい、メールで送れなくなってしまう可能性があるため注意が必要です。

一般的に画質は、560px　×　420px程度がよいでしょう。

ファイル名称は分かりやすくつけること

採用担当者側としては、多くの就活生からPDF形式ファイルの履歴書が送られてくるため、ファイル名称は分かりやすく付けるとよいでしょう。最低限、「履歴書」「氏名」「送付年月日」をファイル名称に付けることをおすすめします。

なお、企業側からファイル名称のネーミングルールが指定されている場合には、そのネーミングルールに従って名称を付けましょう。

パスワードをかけること

履歴書をメールで送る際には、履歴書の添付ファイルにパスワードを掛けておくと安心です。サイバー攻撃により、送付した履歴書の中身を盗み見られる可能性があるためです。

なお、履歴書を送付するメールと、パスワードを送付するメールは、別メールで送付しましょう。同一メールで添付ファイルとパスワードを送付してしまうと、パスワードを利用されて添付ファイルが解読されてしまうリスクがあるためです。 

まとめ

今回は、履歴書をPDF化する方法やメリット・デメリット、注意点などについて解説してきました。PDF化する目的は、第三者に改ざんされるリスクを抑止するためであること、PDF化する方法はPCで作成したケースと手書きのケースでは違うことがわかったかと思います。

また、メリットはファイルサイズが小さくて済むこと、デメリットは個性が伝えにくいこと、PDF形式ファイルを送付するときにはパスワードを掛けておくことなどもわかったのではないでしょうか。履歴書をPDF形式ファイルで送る場合には、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。

なお、履歴書の書き方や郵送で送る場合のマナーなどは、こちらで詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。

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