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面接の日程変更メールを送るときのポイント・マナーを解説!|就活応縁くまもと

公開日: 2024.10.08

更新日: 2024.10.08

面接の日程変更メールを送るときのポイント・マナーを解説!|就活応縁くまもと

企業から面接の連絡がきたとき、すでに他社の面接が入ってしまっていた場合、どのようなメールを返信しますか?「面接の日程は変更してもらえるの?」「日程変更の理由は伝えた方がいいの?」などと悩んでしまう方も多いと思います。
本記事では、面接の日程変更メールを送るときのポイントやマナーについて、例文付きで解説します。

面接の日程は変更できる?

面接の日程は変更できる?

面接の日程を変更したい場合は、面接の日程の再度調整をしてもらうことが可能です。面接の日程を変更したからと言って、採用の合否に関わる可能性は低いです。

ただ、日程変更の依頼をする際、ビジネスマナーやポイントを押さえていないと相手にマイナスの印象を与えてしまいます。

この記事を参考にビジネスマナーやコミュニケーションを取る時のポイントを押さえて、相手に好印象を与えられるよう実践してみてください。

面接の日程変更理由は伝えた方がいいの?

変更理由を伝える必要性

企業側はあなたと面接で会うことを楽しみにしています。指定された面接の日程に伺えない場合は、正直に伝えましょう。面接の日程変更理由を伝える際の主なフレーズをまとめました。

考えられるシーン 面接の日程変更理由を伝える時の主なフレーズ
体調不良 ・体調不良のため
・風邪をひいてしまったため
学業にまつわる予定 大学で単位に関わる試験が予定されているため、など
他社の面接と重なってしまった ・別件があり
・都合が悪いため

体調不良の場合

正直に状況をお伝えしてお詫びしましょう。体調が悪いのに面接会場へ行ってしまうと、企業の担当者や他の就活生にも病気をうつしてしまうリスクがあります。

体調不良の場合は無理せず、面接の日程変更をお願いしましょう。企業の担当者も理解してくれるはずです。

学業にまつわる予定と重なってしまった場合

学業にまつわる予定でどうしても面接に行けない場合も、正直に状況を説明してお詫びしましょう。

企業との面接を優先しすぎてしまい「卒業単位を取り損ねた」ということがないよう、大学の試験やゼミのスケジュールは常に把握しておきましょう。

他社の面接日程と重なってしまった場合

他社の面接予定日と重なってしまった場合は、相手への配慮が必要です。正直に話してしまうと、企業の担当者は「うちの会社は志望度が低い」という印象を抱いてしまいかねません。他社の面接予定日が重なってしまった場合は「別件があり」や「都合が悪いため」と伝えると良いでしょう。

そして再々調整ということにならないように、打診した日程には予定を入れないでブロックしておくと良いでしょう

面接の日程変更を依頼するときのビジネスマナー面接の日程変更ビジネスマナー

 

面接の日程変更を依頼する場合、どんな理由であっても、自身の都合により相手の予定を変えることになります。失礼のないように対応しましょう。

基本的なビジネスマナーを3つ紹介します。

すぐに日程変更の相談をしよう

企業から面接日程についてのメールが届いたら、24時間以内に確認して返信しましょう。

メールを開封したら、すぐにスケジュールを確認して面接の日程を確保してください。指定された日程が難しい場合には、面接の日程変更の依頼メールを送りましょう。例文はこの先で紹介するので、そちらを参考にしてくださいね。

すぐにスケジュールの確認が難しい場合には「面接日程のご連絡ありがとうございます。スケジュールを確認して●日までに面接希望日をご返信させていただきます」のように、返信対応をすると良いでしょう。

採用担当者も「メールを見てくれた」と安心するので好印象につながります

企業の採用担当者は、面接官を依頼している社員の日程調整や会議室の手配、進行管理と多岐にわたる業務を担っています。ですから、あなたが面接の日程変更を早く知らせることは相手に配慮した対応になります。

すぐに連絡することで、スケジュール調整も余裕を持って進めることができます。

件名を変えずに「Re:」を残して返信

メールで企業とやりとりをするときは「Re:」をつけたまま返信してください。

その際、本文も残して返信することでやりとりの記録が残るため、相手も「あ、あの件だ」と理解してもらいやすいです。件名を変えてしまうと、これまでのメールのやりとりが分からなくなってしまい、相手とコミュニケーションミスが起きてしまう可能性があります。

ただし、件名に選考に関する内容が書かれていない場合は注意が必要です。

メールの内容がパッと見て分からないと、相手もメールを見落としてしまう可能性もあります。そういった場合は件名に「Re:」をつけ、件名の最後に(●●大学 フルネーム 面接の日程変更のお願い)という記載をすると良いでしょう。

企業の営業時間内に連絡しよう

企業にメールの返信をするときは、企業の営業時間内がベストです。

10時から18時までが一般的かと思いますが、企業の営業時間が分からない場合は、企業ホームページに営業時間が記載されているので確認してみてください。営業時間内にメールを送るメリットは、相手と連絡が取りやすいことです。面接の日程変更メールを送ったら、すぐに返信が来たということもあるでしょう。

スケジュール調整が早くできるので、あなたにとっても、企業にとっても不安をすぐに解消することができるでしょう。

営業時間内に連絡ができない場合には、メールの送信予約機能を活用することもおすすめです。夜のうちにメールを作成して、翌朝10時頃に送信予約をしておけば、メールの送信漏れもなくなり非常に便利です。

面接の日程変更はメールと電話どちらがいいの?

面接の日程変更はメールと電話どちらがいいの?

いつ面接の日程変更のメールを送るかで、連絡手段が変わります。というのも、面接の日程のメールが届いたときには「伺います」と返事をしたけれど「急に行けなくなってしまった」という事態も考えられるからです。

基本はメールで連絡

日程変更メールをお送りするときはメールがベストです。電話だとやり取りの記録が残らないため、企業側も日程調整を忘れてしまう場合もあるからです。また、複数ある候補日(変更してほしい日程のこと)を相手に伝えるときも、メールの方が正しく伝わりやすいです。

企業とメールでやりとりをする時は就活用のメールアドレスを作っておくと便利です。最近では、gmail、outlook、大学のメールアドレスなどさまざまなプロバイダーでメールアドレスを簡単に作ることができます。

就活の連絡を一元化しておくことで、効率良く確認することができます。

緊急の場合は電話で相談

「電車のトラブルで大幅に遅延してしまった」のように、面接当日に不測の事態が発生した場合は緊急度が高いため、メールではなく電話で連絡をするのがベストです。

また、「発熱をしてしまい、明日の面接に行けない」といった体調不良の場合は、前日や早朝時点でまずメールを送ると良いでしょう。その後、営業時間になってから電話でも確認の連絡を入れると安心です。

【タイミング別】面接日程変更メールの例文

面接日程変更メールの例文

今回は1週間以上先、3日後、明日の日程変更を依頼するときのメール例文を紹介します。例文を参考に面接の日程変更メールを作成してみてください。

冒頭
指定された面接の日程に伺えないお詫び
・大変申し訳ございませんが ・恐れ入りますが ・誠に勝手ではございますが
理由
面接日程変更の理由

・体調不良のため
・大学で単位に関わる試験が予定されているため
・別件があり

候補日
日程調整をしてほしいスケジュール

もし可能であれば、以下の日程の中で面接の日程を調整していただけないでしょうか。
【1】●月●日(●)00:00~00:00
【2】●月●日(●)00:00~00:00
【3】●月●日(●)00:00~00:00

文末
相手への配慮
・ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありません。
・ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

週間以上先の面接の日程を変更するメール

※学業にまつわる事情のため1週間以上先の面接の日程を変更してもらいたい場合

【件名】Re:面接日程のご案内 (日程調整のご相談 ●●大学 ●●●●)

【本文】
株式会社〇〇〇〇
××部
採用担当 △△ 様

お世話になっております、●●大学 ●●学部4年 ●●●●と申します。
先日は面接の日程の案内をありがとうございました。

大変申し訳ありませんが、ご指定いただきました面接日に大学で試験が実施されるため、貴社へお伺いすることが難しい状況です。

誠に勝手ではございますが、以下の日程の中で面接の日程を調整していただけないでしょうか。
【1】●月●日(●)00:00~00:00
【2】●月●日(●)00:00~00:00
【3】●月●日(●)00:00~00:00

ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありません。ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
●●大学 ●●学部●●学科4年
●●●●(名前)
電話:000-0000-0000
E-mail:◯◯◯◯@◯◯.com
---------------------------------------------------

3日後の面接の日程を変更するメール

※他社の選考が入ってしまい、3日後の面接の日程を変更してもらいたい場合

【件名】Re:面接日程のご案内 (日程調整のご相談 ●●大学 ●●●●)

【本文】
株式会社〇〇〇〇
××部
採用担当 △△ 様

お世話になっております、●●大学 ●●学部4年 ●●●●と申します。

大変申し訳ありませんが、私の個人的な事情により都合が悪くなってしまい予定しておりました面接日に貴社へお伺いすることが難しくなってしまいました。

ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございませんが以下の日程の中で面接の日程を調整していただけないでしょうか。
【1】●月●日(●)00:00~00:00
【2】●月●日(●)00:00~00:00
【3】●月●日(●)00:00~00:00

ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありません。ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
●●大学 ●●学部●●学科4年
●●●●(名前)
電話:000-0000-0000
E-mail:◯◯◯◯@◯◯.com
---------------------------------------------------

明日の面接の日程を変更するメール

※体調不良で、明日の面接の日程を変更してもらいたい場合

【件名】Re:面接日程のご案内 (日程調整のご相談 ●●大学 ●●●●)

【本文】
株式会社〇〇〇〇
××部
採用担当 △△ 様

お世話になっております、●●大学 ●●学部4年 ●●●●と申します。

昨夜から体調を崩してしまい、明日の面接にお伺いできない状況でございます。

面接の調整をしていただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございませんが以下の日程の中で面接の日程を調整していただけないでしょうか。
【1】●月●日(●)00:00~00:00
【2】●月●日(●)00:00~00:00
【3】●月●日(●)00:00~00:00

直前のご連絡となり申し訳ございません。ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
●●大学 ●●学部●●学科4年
●●●●(名前)
電話:000-0000-0000
E-mail:◯◯◯◯@◯◯.com
---------------------------------------------------

面接の日程変更は失礼のないようにしましょう

面接の日程変更は失礼のないようにしましょう

この記事では、面接の日程変更メールを送るときのポイント・マナーを解説してきました。

初めて面接に進んだときは面接の日程が合わないとなると、どうしようと心配になりますよね。面接の日程変更メールを送るときは、ビジネスマナーやポイントを押さえて対応すれば問題ありません。

例文を参考に面接日程変更メール作成してみてください。

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