面接対応やESの書き方以外にも就活生が知っておくべき電話対応。

就活で企業と電話でやり取りする場面は、少なからずあります。「ふだんあまり電話を使わないけど、気をつける点はある？」「企業から電話があったけど、折り返しの電話をした方がよい？」など、電話対応に関して不安に思う就活生も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、就活時の電話対応の必要性や気をつける点、電話かけ方・受け方について解説します。すぐに対応が身につけられるように例文も紹介します。電話のマナーを知りたい就活生はぜひ参考にしてください。

就活での電話はふだんの電話とは異なる、ビジネスマナーにそった電話対応が求められます。就活ではメールや書面でのやり取りも多いですが、電話によるやり取りも必要な場面があります。電話の対応に自信がある方も一度、正しい対応ができているか確認しておきましょう。

就活での基本的な電話マナー

就活をはじめると企業に電話をかけることがあります。
よくあるシーンは下記のとおりです。

自分が応募する企業の電話番号は必ず確認しておきましょう。とくに遅刻の電話をするときは慌ててしまいます。面接や説明会に行く際には、企業の連絡先を控えておくのがおすすめです。

電話対応に必要な基本ポイントは下記のとおりです。

それぞれについて詳しく説明します。

時間帯を確認する

避けるべき時間があるので知っておきましょう。

ビジネスシーンでは忙しい時間を避けるのがマナーです。業務時間内でも「午前10時〜11時」「午後2時〜4時」であれば問題ありません。
事前に約束する場合は、時間を決めておくのもよいでしょう。

「もしもし」は使わない

電話を受ける際、「もしもし」と言わないように気をつけましょう。ふだん友人と話すときは問題ありませんが、ビジネスシーンではNGです。電話のマナーを分かっていないと思われる可能性があるので注意してください。第１声目は「もしもし」ではなく、「はい、〇〇です」と名乗ることが基本です。

電話環境を整える

スムーズに会話をするため、電話する際には環境を整えておくことも必要です。

重要なことを聞き逃さないように、必ずメモをとることは大切です。また、静かで電話の良い場所を選び、会話がしやすいようにしましょう。万が一、急な連絡で電話環境が悪い場合は、折り返ししてもよいか確認するとよいです。

声の調整と話し方に気をつける

電話では声がこもりやすいため、ふだんより少し声のトーンをあげて話すとよいです。

電話では、以下のポイントに気をつけましょう。

緊張し、暗い雰囲気になったり、早口になったりしないように。

挨拶後、担当者につないでもらう

「お忙しいところ恐れ入ります」など、必ず挨拶し名乗ってから担当者につないでもらうことが基本です。

丁寧な挨拶をすることで、礼儀正しいという好印象を与えることできます。また、企業の中にはさまざまな課があるため、誰に聞いても良いというわけではありません。誰に問い合わせるのか、電話をかける前に確認しておきましょう。

なるべく早く出る

企業から電話がかかってきたら、できるだけ早く電話に出ましょう。基本は3コール以内です。電話に出たら「〇〇大学の▲▲です。お電話ありがとうございます。」と伝え、会話をはじめます。もし、待たせた場合は「お待たせして大変申し訳ございません。」と一言くわえることが大切です。

要件は復唱する

要件を復唱することを忘れずにおこなうことは重要です。面接の日時や場所など、大切なことはメモを取り、復唱します。

要件が分からなくなり企業に問い合わせると、きちんと話を聞いていないと思われることもあります。大切な要件は必ず復唱して、メモに残しておきましょう。

終了時は相手が電話を切るのを待つ

企業から電話がかかってきた場合でも、相手が電話を切ってから自分の電話を切ることが基本です。企業は忙しい中連絡してくれています。そのため、さいごに「お忙しいところありがとうございました」とお礼を伝えるようにしましょう。

適切な言葉遣いをする

正しい敬語を使い話すことは基本です。

正しく言葉遣いをすることはビジネスシーンでは必須です。普段から正しい敬語を身につけておくことが重要です。

就活における電話対応で知っておくべきこと

電話の場合、お互いの都合が合わないことはもちろんあるでしょう。そのため、担当者が不在時の場合、自分が電話に出れなかった場合の対応も知っておく必要があります。以下で、それぞれの対応について例文を用いて解説します。

また、電話対応に苦手意識がある方の克服法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

担当者が不在の場合

担当者が不在時には、もどる時間を確認し、かけ直す旨を伝えましょう。

簡単な要件であれば、伝言を残すこともよいです。

電話に出られなかった場合

すぐに折り返すことが基本です。かけ直した時には「先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ありません」とお詫びを伝えましょう。講義を受けていた、電車に乗っていたなどで、急な電話に対応できないことはあります。電話に出れなかったことよりも、その後の対応がとても大切です。すぐに折り返し、お詫びの言葉を伝え、本件について会話しましょう。

電話対応が苦手な場合

電話対応が苦手な就活生もいるでしょう。とくにビジネスマナーを備えた電話対応を経験したことがない就活生少なくありません。

電話対応が苦手な就活生は以下の克服法をおすすめします。

基本的なマナーを知っておくために、電話のかけ方や受け方をまとめたマニュアルをつくっておくとよいでしょう。マニュアルの中に、電話対応でよく使うフレーズもまとめ、覚えておくことも大切です。

また、電話対応が上手い方を真似をしてみることもおすすめです。自分とどのように違うか知ることで、よい勉強になります。そして、家族や友人に協力してもらい練習してみましょう。繰り返すことで、電話の対応がスムーズにおこなえ、自身にもつながります。

シーン別のすぐに使える電話の例文5選

以下で、シーン別に使える電話のフレーズの例文を紹介します。基本的なものをまとめていますので、実際には会話の流れにそって臨機応変に変えながら使ってみましょう。

①選考についての問い合わせ

選考など企業側に確認したい要件がある場合は、以下のように対応しましょう。

②面接の日程変更

面接日など日程を変更したい場合は、以下のように対応しましょう。

最後に「ご対応いただきありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えることも大切です。

③説明会や面接会場に遅刻するとき

説明会や面接に遅刻する場合、以下のように連絡をしましょう。

慌ててしまいますが、謝罪をおこないきちんと連絡をいれることが大切です。

④内定を辞退するとき

内定を辞退する連絡はかけにくいこともあるでしょう。しかし、必ず連絡を入れ、丁寧に対応することがマナーです。下記のように失礼のないように対応しましょう。

伝えにくいことだが、結論から話し、はっきり伝えましょう。理由を聞かれることもあるため、戸惑わずに答えるようにしておくと良いですよ。

内定辞退を決めた場合、できる限り早く連絡することも重要です。

⑤折り返しの電話をかけるとき　

企業からの電話にすぐに対応できなかった場合は、以下のように折り返しの連絡をしましょう。

企業からの連絡はできる限り早く折り返しの電話をしましょう。

就活では電話応対も大切

今回の記事では、就活時の電話対応の必要性や気をつけておくべきポイント、電話のかけ方・受け方について解説しました。

採用の選考を左右しかねない就活の電話対応。これから社会人となる就活生にとって、身につけておくべきビジネスマナーのひとつです。

記事を参考にし、ふだんの電話対応が正しいか振り返ってみてください。苦手意識がある方はマニュアルをつくり、練習を繰り返すことで正しい対応が身につきますよ。就活を成功に導くために、正しい電話対応をおこないましょう。

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