採用フロー」という言葉を知っていますか？言葉だけしっていても、よくわからず慣例のまま採用活動を行ってしまっている…なんて企業も多いのではないでしょうか。
採用フローを意識的に作成することで、説明会や採用活動の効率化を図り、次回の採用活動に向けた改善を図ることができるのです。

この記事では、採用フローについて詳しく説明していきます。採用フローについて知り、採用活動をスムーズに進めていきましょう。
 

採用フローとは 

採用フローとは、企業側が「採用活動の流れを可視化すること」です。
近年、企業の間では採用活動を会社のプロジェクトのひとつ、事業の一環と捉える考え方が広がっています。

会社の事業を成功させるためにはプロジェクトに関わるメンバーや関係者全員が、採用活動におけるゴールや目的、スケジュールなどを把握していなければいけません。

採用フローなしで採用活動をすると、企業内で採用基準についてのブレが出てしまったり、面接日の設定などがうまくいかなかったり、応募者が集まらなかったりなどの課題が出来た際も、対応が遅くなってしまう可能性があります。

採用活動の流れを可視化する「採用フロー」を共有することで、関係者の認識を揃え、目標に向かって進むことができるだけでなく、課題や問題が起こった際にも行程ごとに分析し、改善を図っていくことができるというメリットがあります。

スムーズな採用活動を行い、優秀な人材を確保するために採用フローを設計し、採用活動を行っている企業が増えているのです。

採用フローの基本的な流れ 

ここから、採用フローの基本的な流れを説明します。

①募集 

最初に、母集団の形成を行っていく段階です。企業が応募者を集める主な方法は以下の通りです。

企業は応募者を増やすために、学生向けのプロモーションやSNSなどを活用して、自社の魅力を伝える活動をしています。

②選考・筆記試験

応募者のエントリーシートや履歴書などを元に、選考を行います。ここでは応募者と企業の相性を図ります。また、必要に応じて一般常識や適性などを見るために筆記試験を行うことも。

どんな人材がほしいかなどの人物像を明確にすることで、社内での選考基準を統一し、それにあった人材を見極めるのです。

③面接 

書類選考を通過した応募者に、面接を行います。
面接は1対1での面接や、一人に対して複数人の面接官、グループ面接、グループディスカッションなど様々な種類があります。企業によって面接回数は変りますが、2～3回行われることが多いです。
面接は企業側が応募者を見極めるだけでなく、応募者も「この企業で働きたいと思えるか」を見極める場でもあり、双方の選考の場でもあります。
そのため、企業も印象やイメージ、評価に繋がるということを意識し、応募者に対して横柄な態度をとることなどは絶対にあってはなりません。

④内定 

面接の通過者に内定を出します。内定とは、企業側が応募者に雇用したい意思を伝え、応募者側が入社する意思を伝え、入社することを正式に約束した状態を指します。
似たような言葉に「採用」がありますが、採用は応募者が選考を通過しただけの状態のことで、正式に労働契約に至る前の状態のことになるので、間違えないようにしましょう。

⑤フォロー 

企業は、時間をかけて選考した優秀な人材を確実に確保するために、内定者のフォローアップを行うことが一般的です。
社内外のイベントの参加の呼びかけや、SNSでの関わりなどを通して、企業と内定者の程よい距離感を作っていきます。
採用フローのフォローフェーズには、入社するまでに内定者を放置せず関わることで、内定者に対して入社するまでの意欲向上を図り、入社までの離脱回避などを防ぐ目的があります。
ここで面接で聞き逃した疑問などを質問などをしてくる内定者もいるので、丁寧に対応しましょう。

 ⑥入社 

長かった採用フローの最終フェーズです。企業によって決められた入社日に新入社員が入社してきます。入社日初日は、担当の上司や先輩があいさつ回りに連れていき、新入社員の顔を社員に覚えてもらえるようにしましょう。
忙しいからといって、新入社員を放置してしまうようなことは絶対にNGです。上司や先輩とのコミュニケーション量が少ないと新入社員は孤独を感じ、放置されているように感じてしまいます。
忙しそうにしている上司や先輩には自分から声がかけにくいので、定期的に「困っていることはないか」「わからないことがあったらなんでも聞いて」という姿勢で「この上司・先輩は自分を見てくれている」と思えるような環境を作ることが大切。

入社間もないうちは、部署全体で1時間に一回声かけを行うと決めるなど、タイミングをシステム化するのもひとつの手でしょう。

新卒と中途の採用フローの違い

採用フローは、新卒採用と中途採用で異なります。
新卒採用については、さきほど述べた採用フローが一般的となりますが中途についてはすでに社会にでた経験がある人の採用のため、採用フローも省略されることが多いです。

詳しく見ていきましょう。

中途採用の一般的な採用フロー 

中途採用の場合、企業説明会などに出展することはなく、面接時に会社説明を行うことがほとんど。また、筆記試験などを行わない場合も多いようです。

中途採用は退職者の後任や、事業拡大のための補充など、即戦力を求められていることが多いです。そのため、書類選考や面接などの工程で企業内での認識のズレが起きないようにするため、新卒採用よりも採用する人材の定義をしっかり行っています。

中途採用の一般的な採用フローは以下の通りです。
な方法は以下の通りです。

多様化する採用フロー 

就職氷河期時代などは、採用市場では企業は大勢の応募者の中から企業が優秀な人材を「選ぶ側」として優位に立っていました。
しかし、働き手が減少している現代では、企業も「選ぶ側」から「選ばれる側」へと変化しています。応募側にも「自分自身が活躍できる企業を選ぶ側」という意識が大きくなっています。

また、働き方の意識も変わりつつあります。終身雇用を考えている人はほとんどいなくなり、転職が当たり前の時代です。
仕事に求めるものも、「自分がやりがいを感じられる仕事をしたい」「ワークライフバランスを保ちたい」など、ライフスタイルが多様化し、仕事に求めるものも人それぞれ異なります。

企業は従来の採用フローで人材を集めることが難しくなり、時代にあわせて採用フローも多様化しているのです。
多様化する採用フローの、新しいフェーズについて見ていきましょう。

カジュアル面談 

カジュアル面談とは、採用選考で行われる面接とは別に、応募者と企業がカジュアルに話をすることです。採用面接は選考を目的としていますが、カジュアル面談は相互理解を目的に行われ、お互いにリラックスした雰囲気で行われるのが一般的。

一方的に質問をする立場になってしまう採用面接に比べ、双方が気軽に意見を交換することでお互いの理解が深まり採用後のミスマッチを防ぐことができるというメリットがあります。

カジュアル面談と、採用面接の違いは以下のようになります。

履歴書・中途採用の場合職務経歴書は不要

カジュアル面談は、企業に履歴書や職務経歴書を提出しないことが一般的。
また、志望動機などを質問することもNGとされています。自己紹介や、現在の就活状況、趣味などをまじえながら。相互理解を深めていきます。

また、候補者の中には、カジュアル面談の目的や意図が分かっていない方もいるので「面接ではないので、選考の合否とは一切関係がない」と伝えることも重要です。

逆質問の際には、業務の内容や社内の雰囲気、勤務体制などが聞かれることが多いです。

服装は自由

企業側も指定がなければスーツでも私服でも問題ありません。
私服を着用する場合、Tシャツやジーパンなどのカジュアルすぎる服装は避け、オフィスカジュアルを意識しましょう。ジャケットを用意しておくと安心です。

長期インターンシップ 

長期インターンシップは、三ヶ月以上長期で参加する企業インターンシップのことです。実務的なところまで関わってもらい、報酬を支給することがほとんど。

長期間実施されるインターンシップは、能力や意欲の高い応募者を発掘・採用でき、早期から人材育成ができるというメリットがあります。

一方で、指導する社員の確保や、指導体制の確立、仕事への責任感がインターンシップ生の負担になり、労働意欲がなくなってしまうこともあるなどのデメリットもあります。
長期インターンシップには、やりたい仕事、入社したい企業が明確な人が参加することが多いようです。

短期インターンシップとの違い

短期インターンシップの期間は、1日から1ヶ月程度であることが多いです。
企業の理解向上を目的としており、会社説明会の延長といったイメージ。また、ほとんどの企業で報酬は支給されず、実務的なことには関わらせないことがほとんど。

短期インターンシップは、報酬ではなく経験を得られる場、興味のある分野に挑戦する場として活用する学生が多いです。

まとめ

現代の就活は、「量」より「質」が問われる時代になりました。
企業はほしい人材に志望してもらうために待ちの姿勢を改め、自社を魅力的にアピールしたり、個別の細やかなフォローも重要だという考えになりつつあります。

採用フローを理解することで、採用活動の流れが可視化できるようになり、社内全体の連携がしやすくなります。また、採用活動における課題や、改善もしやすくなるため、優秀な人材を確保し長期的に活躍してもらうことができるのです。

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