熊本の就活支援サイト 就活応縁くまもと

就活応縁コラム

Column

【コピペOK!例文付き】内定辞退はメールだけで大丈夫?内定辞退メールマナー | 就活応縁くまもと

公開日: 2024.03.18

更新日: 2024.10.01

【コピペOK!例文付き】内定辞退はメールだけで大丈夫?内定辞退メールマナー | 就活応縁くまもと

企業から内定をもらったものの、断りの連絡を入れることも就職活動においては発生します。今回はメールで内定辞退の連絡を入れるやり方や、企業に好印象を与えるメールのマナーや、実際に使える例文を交えてご紹介します。

メールだけで大丈夫?

メールだけで大丈夫?

内定辞退の連絡の基本は対面もしくは電話であることは心がけておきましょう。

ですが、やむを得ない理由でメールで連絡するほうが都合がいいこともあります。電話や対面の時と同様、誠意のある対応を行いましょう。

内定を辞退する際にもっともタブーなのは『連絡をしない』こと。とても心苦しく言いにくいことですが、社会人のマナーとして無言の辞退はもってのほかです。

「入社しないから適当にして良い」と考えるのは社会人として、あってはいけません。選考に時間を割いてくれた企業に対して失礼のないよう、辞退の意思を伝えましょう。

メールで内定辞退を送るメリット

メールで内定辞退を送るメリット

メールで内定辞退を送るメリットは何でしょうか。学生、企業のどちらにもメリットがあります。みていきましょう。

学生(自分)のメリット

最大のメリットは「電話や対面などで直接内定辞退を伝えなくても良い」という心理的な側面です。
直接内定辞退を伝えることが苦痛と感じる人には、大きな利点となります。
また、メール送信前に文章の内容や誤字をチェックできたり、記録として残せたりすることで、トラブルが起こりにくくなります。 

企業のメリット

企業側のメリットは「採用担当者の時間を割かなくて良い」という実務的な側面です。
電話や訪問で内定辞退の報告を受ける場合、少なからず採用担当者の時間が必要です。
人員的コストがかからないという点はもちろん、すぐに次の人材を探す際、スムーズに次の対応を行えるというメリットもあります。

内定辞退メールの基本マナー

内定辞退メールの基本マナー

内定辞退をメールで伝える際の押さえるべき基本的なマナーを説明します。

内定辞退の連絡は内定後1週間、もしくは入社2週間前まで 

気持ちが固まった段階でできるだけ早く行います。

辞退された企業は代わりの人材を確保したり採用活動をやり直す必要がある場合もあるため、内定を出してくれた企業に迷惑をかけない対応をしましょう。

タイミングは、内定通知を受け取ってから1週間以内がベストですが、他社と比較検討したい場合などは最低入社2週間前まで、といわれています。あまりに急すぎると法的なトラブルにつながることもあります。できるだけ早く連絡しましょう。

メールを送った後、電話で確認

送り漏れがあってはいけませんので、送信後1時間程度開けて確認と改めて内定辞退の意向を伝えましょう。

担当者が不在のときは数回かけなおしてもかまいませんが、多忙な場合もあるため必ずしも直接話ができる必要はありません。「先ほどメールにて内定辞退の旨お送りさせていただきましたが、届いていますでしょうか」と丁寧に確認を取りましょう。

企業の時間を考慮

採用担当者は特に選考活動がピークの際は面接や説明会等の対応で電話に出られないことが多くなります。

メールとはいっても深夜や早朝などの遅い時間は避け、朝8時~夜6時くらいまでの間にメールを送信するようにしましょう。

内定辞退メールの流れとポイント

それではメールを作成する際のポイントを流れとともにおさえていきましょう。

①一目で内定辞退とわかる件名をつける

長くならずに簡潔なタイトルをつけましょう

【例】
件名:内定辞退のご連絡

②最初に内定のお礼を伝える

まずは内定をもらったことへのお礼を述べます。

【例】
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

③内定辞退を伝える

「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えましょう。
濁さずはっきりと「内定を辞退する」意思を伝えます。

【例】
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、
内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

④内定辞退の理由を伝える

理由別の記載の仕方は後述しますが、基本的には理由は簡単で構いません。

【例】
一身上の都合、家庭の都合、他社内定、公務員試験へシフトチェンジなど

⑤内定辞退に対するお詫び

誠意ある言葉で謝罪を伝えましょう。「機会があればぜひ改めて選考していただきたい」と
前向きな姿勢を伝えるのもいいでしょう。そうすれば状況が落ち着いたとき、再度応募することも可能です。

【例】
貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず、このような結果になり大変申し訳ございません。

⑥メールでの連絡になったことに対するお詫び

先述の通り、基本は電話もしくは対面の連絡がベター。メールでの連絡になってしまったことを謝罪します。

【例】
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、
何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

⑦採用活動に対するお礼を述べる

お詫びだけでなく、これまでの対応についてお礼を述べるのも忘れないようにしましょう。

【例】
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。

⑧定型の挨拶で締める

最後に、内定を出してくれた企業の発展をお祈りします。

【例】
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

コピペOK!内定辞退メール例文

コピペOK!内定辞退メール例文

穴埋め式内定辞退メールの例文をご紹介します。変更が必要な箇所、内定辞退の理由は適宜変えましょう。全てコピペするのではなく、自分の言葉をいれることが大切です。

件名:内定辞退のご連絡/(氏名)
本文:○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。○○大学の○○です。

この度は、貴社より内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、このような光栄なお知らせを頂き大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

①一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただく決断に至りました。
②自分の適性や今後のキャリアを検討した結果、他社とのご縁があり、そちらに入社することを決意いたしました。

貴社の選考において多大なるご配慮を賜り、心より感謝申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

---------------------
氏名 (ふりがな)
〒100-XXXX
熊本県熊本市X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com
---------------------

内定辞退メールに返信が来た場合と来ない場合の対応

内定辞退メールに返信が来た場合と来ない場合の対応

メールを送った後の対応について説明します。

返信が来た場合

了承の返信

内定辞退を了承してくれた場合は、基本的に返信する必要はありません。

やり取りが続くと担当者の負担となってしまう場合もあるので、やり取りを終えてしまって問題ありません。

理由について詳しく聞かれた場合

誤魔化したり、嘘をついたりせず、正直に伝えましょう。企業としては、内定の辞退理由を把握し、今後の採用活動の参考にしたいという意図もあります。心苦く感じるかもしれませんが、合理性のある理由を可能な範囲で答えると、担当者もきっと納得してくれるでしょう。

説得されたり新たな条件を提示されたりするケースもあり得ますが、自分の気持ちを正直に話すことでお互い納得できる道を模索しましょう。ただし、正直にといっても、失礼のないような言葉選びは必要です。

電話がかかってきた場合

担当者の方から電話がかかってくる場合、電話がかかってくるまでにメール内で理由を詳しく聞かれるなどのやりとりがあった場合は、先述のように説得されたり内定辞退を覆すような新しい条件を提示されたりする可能性もあります。

できる限り丁寧に対応し、自分の気持ちや考えを冷静に伝えましょう。

返信が来ない場合

数日経っても担当者から内定辞退メールへの返信がない場合は、メールを確認してもらえていないケースが考えられます。いずれかの対応を検討しましょう。

電話をしてみる

直接電話してみましょう。担当者につながれば、「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけておりますでしょうか?」と尋ねます。

不在の場合は再度あらためるか、電話先の社員の方に伝言が頼めるようであれば、「先日メールをお送りしているので、ご確認いただけますと幸いです」と伝えましょう。

確認のメールをする

他のメールに埋もれている可能性もあるため、同じ内容のメールを再送するのも一手です。

その際は、「先日もお送りしたものを、念のため再度ご送付させていただきます」など、ひと言付け加えましょう。

【理由別】内定辞退メールの例文

【理由別】内定辞退メールの例文

最後に様々なパターンや理由別の内定辞退メールの例文をお伝えします。※先述の①~③と⑥~⑧は共通のため割愛します。

一身上の都合 

多くの場合はこの理由が当てはまるでしょう。

【例】
辞退理由としましては一身上の都合により
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

他社からの内定・公務員試験へ切り替えなど

「他社の内定を受けることにした」と伝えてもいいですが、社名までは示さないほうが無難です。

【例①】
辞退理由としましては
貴社と同時に選考を進めていた企業から内定をいただいたためです。
【例②】
辞退理由としましては
貴社と同時に選考を進めていた企業との縁を感じ
考慮した結果、辞退させていただく決断に至りました。
【例③】
辞退理由としましては、公務員試験に合格したため
貴社を辞退させていただく決断に至りました。

インターン実施した企業


理由だけでなく、インターン参加などで複数回接触があった企業へはお礼も伝えましょう。

【例】
○○様には、夏(冬)のインターンをはじめ
選考期間中にも大変お世話になりました。
特にインターンの最終日に頂いたフィードバックは
今でも心に残っています。本当にありがとうございました。

入社日近く(2週間)になった場合

ぎりぎりまで決断を悩んでしまった場合には下記のメッセージも付け加えましょう。

【例】
また入社式間近のご連絡となりましたこと、誠に申し訳ございません。

内定辞退メールに関するよくある質問

内定辞退のメールだけでなく、内定辞退について気になる質問、よくある質問をまとめました。内定辞退について詳しくみていきましょう。

そもそも内定は断っていいの?

内定を断ることは可能です。自分のキャリアプランやプライベートを検討し、最善の選択をすることが重要。

内定辞退の連絡は、なるべく早く企業に連絡することが望ましいです。

内定承諾後でも辞退していい?

内定承諾後でも辞退することは可能です。入社の二週間前であれば雇用の解約ができます。

辞退の理由を明確にし、できるだけ早く連絡することで、企業側も次の採用者を見つけるなどの対応を取りやすくなります。内定承諾後に辞退しても法的な問題は通常発生しませんが、企業に対して誠実に対応することが大切です。

内定承諾後に就活を続けてもいい?

内定承諾後に就活を続けることは可能です。内定承諾後でも、もっと良い企業を求めて就活活動を続ける就活生は少なくないようです。

就活サイトなどを通じて他の企業に就活状況が分かってしまうことはないので、企業側にも基本的にバレる心配はありません。

内定辞退はメールだけで大丈夫!マナーに気をつけましょう

内定辞退はメールだけで大丈夫!マナーに気をつけましょう

いかがでしたか?企業に対する感謝とマナーを忘れず、「誠意のある」メールを送りましょう。メールでのビジネスマナーは社会人になってからも必須です。

もし、内定辞退を考えているという方は、この機会に意識を高めるのもよいでしょう。

スカウト採用におすすめ!「就活応縁くまもと」

内定辞退をできるだけしないためには、スカウト型就活サイトがおすすめ!もし、特定の地域での就職を希望しているのであれば、地域密着型のサイトがおすすめです。

「就活応縁くまもと(しゅーくま)」は、熊本県に特化したスカウト型就活サイトです。地元での採用に力を入れている企業が数多く登録しており、積極的なスカウトが期待できます。各企業の基本情報や採用情報も盛りだくさんなので、必見です。地元企業ばかりで入社前にコミュニケーションが取れるので、ミスマッチが起こらないことも魅力です。

「しゅーくま」でスカウトを受けると、マイページ内で各企業の担当者と直接メッセージのやり取りができるようになります。求人についての質問や、インターン参加の日程調整などを自由に話すことができるため、その会社をより身近に感じることができるでしょう。

「熊本が大好きだ!」「熊本のために働きたい!」という学生さんは、ぜひ「しゅーくま」を活用して、地元での就活をスムーズに進めましょう!

この記事をシェアする
タイトルとURLをコピーしました
カテゴリー
おすすめタグ
コラム