企業から内定をもらったものの、断りの連絡を入れることも就職活動においては発生します。
今回はメールで内定辞退の連絡を入れるやり方や、企業に好印象を与えるメールのマナーや、
実際に使える例文を交えてご紹介します。

メールだけで大丈夫？

内定辞退の連絡の基本は対面もしくは電話であることは心がけておきましょう。
ですが、やむを得ない理由でメールで連絡するほうが都合がいいこともあります。
電話や対面の時と同様、誠意のある対応を行いましょう。

内定を辞退する際にもっともタブーなのは『連絡をしない』こと。
とても心苦しく言いにくいことですが、社会人のマナーとして無言の辞退はもってのほかです。
「入社しないから適当にして良い」と考えるのは社会人として、あってはいけません。
選考に時間を割いてくれた企業に対して失礼のないよう、辞退の意思を伝えましょう。

メールのメリットとメール以外の連絡方法 

学生(自分)のメリット

最大のメリットは「電話や対面などで直接内定辞退を伝えなくても良い」という心理的な側面です。
直接内定辞退を伝えることが苦痛と感じる人には、大きな利点となります。
また、メール送信前に文章の内容や誤字をチェックできたり、記録として残せたりすることで、トラブルが起こりにくくなります。 

企業のメリット

企業側のメリットは「採用担当者の時間を割かなくて良い」という実務的な側面です。
電話や訪問で内定辞退の報告を受ける場合、少なからず採用担当者の時間が必要です。
人員的コストがかからないという点はもちろん、すぐに次の人材を探す際、スムーズに次の対応を行えるというメリットもあります。

内定辞退メールの基本マナー

内定辞退をメールで伝える際の押さえるべき基本的なマナーを説明します。

内定辞退の連絡は内定後1週間、もしくは入社2週間前まで 

気持ちが固まった段階でできるだけ早く行います。
辞退された企業は代わりの人材を確保したり採用活動をやり直す必要がある場合もあるため、
内定を出してくれた企業に迷惑をかけない対応をしましょう。
タイミングは、内定通知を受け取ってから1週間以内がベストですが、他社と比較検討したい場合などは最低入社2週間前まで、といわれています。
(法的にトラブルの起こりづらいタイミング)

メールを送った後、電話で確認

送り漏れがあってはいけませんので、送信後1時間程度開けて確認と改めて内定辞退の意向を伝えましょう。
担当者が不在のときは数回かけなおしてもかまいませんが、多忙な場合もあるため必ずしも直接話ができる必要はありません。
「先ほどメールにて内定辞退の旨お送りさせていただきましたが、届いていますでしょうか」と丁寧に確認を取りましょう。

企業の時間を考慮

採用担当者は特に選考活動がピークの際は面接や説明会等の対応で電話に出られないことが多くなります。
メールとはいっても深夜や早朝などの遅い時間は避け、朝8時～夜6時くらいまでの間にメールを送信するようにしましょう。

メールの流れと8大ポイント

それではメールを作成する際のポイントを流れとともにおさえていきましょう。

①一目で内定辞退とわかる件名をつける

長くならずに簡潔なタイトルをつけましょう

②最初に内定のお礼を伝える

まずは内定をもらったことへのお礼を述べます。

③内定辞退を伝える

「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えましょう。
濁さずはっきりと「内定を辞退する」意思を伝えます。

④内定辞退の理由を伝える

理由別の記載の仕方は後述しますが、基本的には理由は簡単で構いません。

⑤内定辞退に対するお詫び

誠意ある言葉で謝罪を伝えましょう。「機会があればぜひ改めて選考していただきたい」と
前向きな姿勢を伝えるのもいいでしょう。そうすれば状況が落ち着いたとき、再度応募することも可能です。

⑥メールでの連絡になったことに対するお詫び

先述の通り、基本は電話もしくは対面の連絡がベター。メールでの連絡になってしまったことを謝罪します。

⑦採用活動に対するお礼を述べる

お詫びだけでなく、これまでの対応についてお礼を述べるのも忘れないようにしましょう。

⑧定型の挨拶で締める

最後に、内定を出してくれた企業の発展をお祈りします。

返信が来た場合／来ない場合の対応

メールを送った後の対応について説明します。

返信が来た場合

・了承の返信

内定辞退を了承してくれた場合は、基本的に返信する必要はありません。やり取りが続くと担当者の負担となってしまう場合もあるので、
やり取りを終えてしまって問題ありません。

・理由について詳しく聞かれた場合

誤魔化したり、嘘をついたりせず、正直に伝えましょう。企業としては、内定の辞退理由を把握し、今後の採用活動の参考にしたいという意図もあります。心苦く感じるかもしれませんが、合理性のある理由を可能な範囲で答えると、担当者もきっと納得してくれるでしょう。
説得されたり新たな条件を提示されたりするケースもあり得ますが、自分の気持ちを正直に話すことでお互い納得できる道を模索しましょう。ただし、正直にといっても、失礼のないような言葉選びは必要です。

・電話がかかってきた場合

担当者の方から電話がかかってくる場合、電話がかかってくるまでにメール内で理由を詳しく聞かれるなどのやりとりがあった場合は、先述のように説得されたり内定辞退を覆すような新しい条件を提示されたりする可能性もあります。できる限り丁寧に対応し、自分の気持ちや考えを冷静に伝えましょう。

返信が来ない場合

数日経っても担当者から内定辞退メールへの返信がない場合は、メールを確認してもらえていないケースが考えられます。
いずれかの対応を検討しましょう。

・電話をしてみる

直接電話してみましょう。担当者につながれば、「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけておりますでしょうか？」と尋ねます。不在の場合は再度あらためるか、電話先の社員の方に伝言が頼めるようであれば、「先日メールをお送りしているので、ご確認いただけますと幸いです」と伝えましょう。

・ 確認のメールをする

他のメールに埋もれている可能性もあるため、同じ内容のメールを再送するのも一手です。その際は、
「先日もお送りしたものを、念のため再度ご送付させていただきます」など、ひと言付け加えましょう。

パターン別例文

最後に様々なパターン別の内定辞退メールの例文をお伝えします。
※先述の①～③と⑥～⑧は共通のため割愛します。

一身上の都合 

多くの場合はこの理由が当てはまるでしょう。

他社からの内定・公務員試験へ切り替えなど

「他社の内定を受けることにした」と伝えてもいいですが、社名までは示さないほうが無難です。

インターン実施した企業

理由だけでなく、インターン参加などで複数回接触があった企業へはお礼も伝えましょう。

入社日近く(2週間)になった場合

ぎりぎりまで決断を悩んでしまった場合には下記のメッセージも付け加えましょう。

まとめ

いかがでしたか？企業に対する感謝とマナーを忘れず、「誠意のある」メールを送りましょう。
メールでのビジネスマナーは社会人になってからも必須になるので、この機会に意識を高めるのもよいでしょう。

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