就活を行なっていると、企業側から履歴書を送るように指示されることがあります。送り方としては、メールで送ることが多いですが、企業に失礼に当たらない送り方は、意外と知らないものです。
そこで今回は、履歴書を企業にメールで送るときのマナー・注意すべきポイント・送るメールの例文について詳しく解説します。
この記事を読むことによって、メールによる履歴書の正しい送り方がわかりますので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

履歴書をメールで送るときのマナー

履歴書をメールで送るときのマナーとしては、以下の5点があります。

• 送付の指示があった際には速やかに送る
• 夜間や休日に送ることはなるべく避ける
• 件名・本文とも用件は簡潔な記載を心掛ける
• 履歴書はPDF化したうえで送る
• 添付ファイルにはパスワードを掛ける

それぞれのマナーについて、更に詳しく見ていきましょう。

送付の指示があった際には速やかに送る

企業側から履歴書の送付が求められた場合には、速やかに送るようにしましょう。指示があった際に速やかに送ることによって、採用担当者側からは求めていることにすぐに対応してくれるということで、好感を得られるからです。

採用担当者側からすると、仕事が早いという好印象を持ち、また採用活動が滞らないというメリットがあるためです。

さらに、就活は多くの企業との間でさまざまな書類のやりとりが必要です。そのため、履歴書の送付を後回しにしてしまうと、送ることを忘れてしまう懸念もありますので注意しましょう。

夜間や休日に送ることはなるべく避ける

夜間や休日に送ることも避けた方がよいでしょう。基本的に夜間・休日は執務時間外となるため、この時間帯に送ることはマナー違反といえます。理由としては、相手側への気配りが不足していると捉えかねられないためです。

また、夜間や休日にメールを送ることで、送り元の就活生の生活リズムがルーズという印象を持たれる可能性もあります。

件名・本文ともに用件は簡潔な記載を心掛ける

メールの件名・本文は用件を簡潔に記載しましょう。採用担当者は多くの就活生とさまざまなやりとりを行う必要があるため、多忙なことが多いものです。

そのため、送られてきたメールの件名や本文が要領を得ず冗長の場合、メールの内容を理解するために時間がかかり、採用担当者の業務が滞ってしまう恐れがあるためです。

また、冗長なメールの場合、メールを書く時間も多くかかるため、就活生側からしても就活が非効率になってしまうというデメリットがあります。

履歴書はPDF化したうえで送る

履歴書は、多くの個人情報も盛り込まれているため、非常に重要な書類です。履歴書をメールで送ることによって、何らかの理由でサイバー攻撃を受け、履歴書の記載内容が書き変えられてしまうというリスクもゼロではありません。

そのため、書き変えができないようにPDFファイルに変換して、履歴書を送付した方が安全といえます。

添付ファイルにはパスワードを掛ける

履歴書のPDF化でも触れたように、メールを利用して送るときにはサイバー攻撃の対象となってしまう恐れがあります。
そのため、添付ファイルの履歴書にはパスワードを掛けるようにしましょう。この対応を実施することにより、履歴書を盗み見られたりするリスクが軽減します。
なお、企業によっては添付ファイルにパスワードを掛けることがNGな場合もあります。その場合は、企業側からの指示に従ってメールで送るようにしましょう。

履歴書をメールで送るときの注意点

次に、履歴書をメールで送る際に注意しておくべきポイントについて、解説します。ポイントは以下の6点です。

• 送付先のメールアドレスが正しいことを確認する
• 送付先の担当者名が正しいことを確認する
• 本文には挨拶と署名を付けることを忘れない
• 企業からのメールに返信するときには「全員に返信」とする
• 添付ファイルのパスワードは別便のメールで送付する
• 添付ファイルのファイル名称は企業からの指示通りに付ける

それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

送付先のメールアドレスが正しいことを確認する

送付先のメールアドレスが、正しいものであるか入念に確認をしておきましょう。送付先のアドレスが間違っていた場合には、採用担当者に届かないばかりでなく、第三者に送られることにより、履歴書に記載した個人情報が漏洩してしまう可能性があります。そのため、送付先のアドレスは必ずチェックしておきましょう。

なお、送付先の採用担当者と同姓の人がいる場合は、メールアドレスが特に似たようなものになりがちですので、十分注意しましょう。

送付先の担当者名が正しいことを確認する

企業の規模によっては、採用担当者が数多くいることも珍しいことではありません。さらに就活時のやりとりで、複数人の採用担当者に対応していただくこともありえます。
そのため、メール送付先の担当者名が正しいかどうか必ず確認をするようにしましょう。

また、送付先の担当者名を誤って記載する可能性もゼロではありません。自分の名前が間違われることは、受取側からすると良い気持ちにならず悪印象を与えかねません。そういった点を避ける意味からも、送付先の担当者名が正しいか徹底的に確認しましょう。

本文には挨拶と署名を付けることを忘れない

履歴書を送付するメール本文には、挨拶と署名をつけ忘れないようにしましょう。挨拶もなく、いきなり本題に入ることは礼儀に違反します。特に初めてメールを送付するときには、挨拶は必ず記載するようにしましょう。

また、署名はメールを送付した人の氏名・住所・電話番号などが記載されるものです。何らかの理由により、電話や郵送で採用担当者とやりとりを行う際に、住所・電話番号が記載されていると、採用担当者側にとって非常に便利です。そのため、署名も必ず付けておくことをおすすめします。

企業からのメールに返信するときには「全員に返信」とする

企業側からメールが送られてきたときに、メールのccの宛先に誰かのメールアドレスが入っている場合があります。これはメールの送り元からすると、メールを送ったことおよびメール内容について、ccの宛先の人にも連絡をしておきたいためccを付けています。

そのため、このようなメールに返信をする際には、ccの宛先の人にも返信されるように、全員に返信を指定して、返信しましょう。ただの返信ではメールの送り先にしか送付されないため、注意が必要です。

添付ファイルのパスワードは別便のメールで送付する

メールで送付する添付ファイルにパスワードを設定した場合には、そのパスワードは別便のメールで送付することが重要です。

仮に、添付ファイルを付けたメールにパスワードも記載してしまうと、万が一サイバー攻撃を受けたときに、添付ファイルのパスワードが解除されてしまい、ファイルの中身を盗み見される懸念があるためです。

そのため、添付ファイルのパスワードは、必ず別便のメールで送付するようにしましょう。

添付ファイルのファイル名称は企業からの指示通りに付ける

大部分の企業では、採用に関する情報は分かりやすいように管理しています。そのため、履歴書なども体系的に管理ができるように、あらかじめファイル名称のネーミングルールが指定されていることがあります。

添付ファイルのファイル名称のネーミングルールが指定されている場合には、そのルールに従ってファイル名称を付けましょう。

ネーミングルールに則っていない場合には、応募要領をきちんと確認していないと、採用担当者に判断されてしまい、良い印象を与えないためです。

履歴書をメールで送るときの例文

次に、履歴書をメールで送る際の文面のサンプルを紹介します。履歴書を企業に送付するシチュエーションとしては、以下の3点があります。

• 自主的に応募する場合
• 企業からの指示により送る場合
• 添付ファイルのパスワードを送る場合

それぞれのサンプル文面について、詳しく見ていきましょう。

自主的に応募する場合

企業からの指示により送る場合

添付ファイルのパスワードを送る場合

まとめ

今回は、 履歴書をメールで企業側に送る際のマナー・注意点・サンプル例文をご紹介してきました。

メールを採用担当者に送る際には、先方に好印象を与えるために、速やかにかつ簡潔な文面で送付することが大切だと分かりました。

また、メールを送る際の注意点としては、送付先のメールアドレスや担当者名を間違わず、履歴書の添付ファイルにパスワードを掛けた場合には、パスワードを別便で送ることなどが分かったのではないでしょうか？

なお、履歴書を郵送や直接手渡しする場合には、こちらを参照ください。

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