就活中では企業とのメールのやり取りは意外にも多いもの。しかも評価の対象にも含まれていることもあり細かいマナーを理解しておくことが大切です。ここでは企業からのメールに返信する際の基本的なマナーや、注意すべきポイントを解説します。また面接日程を調整する場合や選考に関わるメール返信の例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
2. 返信メールの基本的な書き方
3. 【状況別】返信メールの例文
4. どこまで続ければいい？メールを終わらせるタイミング
5. スカウト採用におすすめ！就活応縁くまもと
就活で企業に返信メールを送る注意点
返信は企業からのメッセージに返事をすればいいわけではなく、さまざまな点に注意して作成する必要があります。まずは就活メールに関する基本的なマナーを確認しましょう。
その日のうちに返信しよう
基本的にメールの返信は、企業からのメールを確認できたタイミングで返信するようにします。その日のうちに、どんなに遅くても24時間以内に返信を行います。24時間以内ならいつでもいいというわけではなく、応募企業先の就業時間内に返信することがマナーです。早朝や深夜、休日に返信することは避け、平日の日中に送信が難しい場合は時間指定などの予約機能を活用するようにしましょう。
日程調整が必要な場合などすぐに返信できない時は「◯日までに返信します」と取り急ぎの返信を行うようにします。
気づかなかった！返事が遅れてしまった場合
企業からのメールには素早く返信することが大切ですが、就活中は忙しくメールに気づかなかったり、返信が遅れてしまうこともあるかもしれません。返事が遅れた場合は、気づいた時点ですぐに返信するようにし、件名ではなく本文中にお詫びの言葉を入れるようにします。もらったメールに対して必ず返信をするのがビジネスマナーです。「今から返信してもどうせ落ちるだろう」など考えてそのまま放置することはせず、しっかりと誠意を伝えることが大切です。
企業はメールのやりとりも評価している
企業とのメールは返信まで評価されています。マナーがきちんと守られているか、誤字脱字はないかなど基本的なメールのやりとりができていなければマイナスの印象を与えてしまいます。
書類選考や面接の印象が良かったとしても、メールの対応が適切でない場合は採用を見送られる可能性もゼロではありません。
メールのやりとりも就活の選考材料のひとつと捉え、きちんとした対応を心がけましょう。
返信メールの基本的な書き方
企業とのメールのやり取りは基本的なビジネスマナーのひとつなので、この段階から就活生の人柄などを見ている可能性があります。メール返信を行う際のポイントをお伝えします。
①件名
メールの返信には件名に「Re:」を付けたまま送信するのがマナーです。採用担当者は多数の応募者とメールのやり取りをするため、件名を変えてしまうとわかりづらく見落とす可能性もあります。何度もやり取りを繰り返すと「Re:Re:Re:Re・・・」と見づらくなった場合は「Re:」とひとつにするとすっきりします。
②宛名
返信する際には相手の企業名、所属部署、名前などを忘れずに記載します。企業名は（株）や（有）など省略せずに「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載します。担当者の情報が不明な場合は「採用ご担当者様」としておくとよいでしょう。
③挨拶
初回の返信のみ「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」とします。次いで学校名、学部、名前を記載します。
お世話になります。
◯◯大学□□学部の熊本太郎と申します。
④内容
説明会や面接の日程調整など、採用担当者から問われていることに対し、分かりやすく結論から簡潔に要件を伝えます。また改行や段落分けを利用しながら見やすさにも気を配りましょう。
ビジネスメールで間違いやすい敬語
ビジネス敬語は重要なマナーであり、文章の印象によって就活の結果に左右されるほど、正しい敬語が使えているかどうかで印象が決まってしまいます。ビジネス敬語に間違いがないかもう一度見直して正しい文章を身につけましょう。
二重敬語
二重敬語とは二重に敬語化した誤った表現です。敬語を意識し過ぎると必要以上に敬語を重ねてしまい、間違って使うことが多く見られます。
「役職」＋「様」
→社長や部長という役職を示す言葉自体が敬語なので、「様」を付けると二重敬語になってしまいます。
「うかがわせていただきます」
→「うかがう」と「いただく」の二重敬語で正しくは「うかがいます」
「おっしゃられる」
→「おっしゃる」と「される」の二重敬語です。正しくは「おっしゃる」
過剰敬語
「お」や「ご」、「させていただく」を過剰に使用すると、謙譲語や尊敬語が混在することにもなります。また相手にとっては「くどい」と感じたり「バカにしている」などマイナスのイメージを与えてしまう可能性もあるので注意しましょう。
間違った敬語
感謝の気持ちを伝える時など、ふさわしい言葉を使わないと失礼にあたります。上から目線の言葉遣いは避けましょう。
×「ご苦労様でした」
⇒ ○「お疲れ様でした」
×「こちらから電話を入れます」
⇒ ○「こちらからお電話いたします」
×「大丈夫です」「OKです」
⇒ ○「そのまま進めていただければと存じます」
×「了解しました」
⇒ ○「承知いたしました」
×「◯◯殿」
⇒ ○「様」
目上の人が目下の人に対して用いる言葉なので「様」で統一します。
「御社」
⇒ 御社は話し言葉で使用するので、書き言葉は「貴社」を使用します。
×「すいません」
⇒ ○：謝罪をする場合は「申し訳ございません」
×「よろしかったでしょうか」
⇒ ○「よろしいでしょうか」
×「参考になりました」
⇒ ○「勉強になりました」
×「ご承知おきください」
⇒ ○「お含みおきください」「ご了承のほどお願い申し上げます」
×「大丈夫です」
⇒ ○「問題ございません」
⑤締めの挨拶
メールの最後には必ず締めの挨拶が必要です。「引き続きよろしくお願いいたします」「何卒よろしくお願いいたします」などが一般的ですが、質問した場合は「お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします」と記載すると丁寧です。
⑥署名
署名は本人確認や連絡先を確認するために必要でビジネスメールには必須なものです。名前、学校名、学部、学科、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。罫線などを入れて本文との区切りを分かりやすくするとスッキリ見やすくなります。署名はメール機能で登録しておけば自動的につけることができます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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【状況別】返信メールの例文
就活における「調整」「承諾」「辞退」など、いろいろな状況での返信メールの例文を紹介します。メールを返信する際の参考にしてみてください。
面接日程を調整する場合
①面接日程を調整する場合
件名：先方のメール件名を変えずに送信
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
熊本太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
いただきました日程の中から、下記でお伺いしたく存じます。
●月●日（●）×時～×時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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②候補日の掲示がない場合
件名：先方のメール件名を変えずに送信
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
熊本太郎と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
ご調整いただけますと幸いです。
① ●月●日（●） ×時～×時
② ●月●日（●） ×時～×時
③ ●月●日（●） ×時～×時
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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再調整する場合
件名：面接日程調整のお願い
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
熊本太郎と申します。
面接日時につきまして、下記日程で調整いただくことは可能でしょうか。
●月●日（●）●時～●時
●月●日（●）●時～●時
●月●日（●）●時～●時
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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企業からの返信がない場合
件名：応募に関するお願い（熊本太郎）
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
先日御社の求人に応募しました熊本太郎と申します。
お忙しい中恐れ入りますが、その後の選考状況を伺いたくご連絡いたしました。
差し支えなければ、応募するにあたっての必要書類や面接日程などを
確認させていただけないでしょうか。
お時間にある時にご返信いただけると幸いです。
また、連絡の行き違いでしたらご容赦ください。
ご多忙の中、お手数をおかけしまして誠に恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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返信メールを催促する場合
件名：面接希望日につきまして（熊本太郎）
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
熊本太郎と申します。
先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、ありがとうございました。
希望日を記載したメールを送付しておりますが、その後いかがでしょうか。
念の為、●月●日に送付しましたメールを再度転送いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のうえ返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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内定承諾をする場合
件名：先方のメール件名を変えずに送信
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
熊本太郎と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたしますこと、ご返信申し上げます。
これまでの経験を活かし、貴社の戦力として貢献できるよう
努力して参ります。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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選考を辞退する場合
件名：選考辞退のご連絡（熊本太郎）
◯◯株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
熊本太郎と申します。
誠に申し訳ございませんが、
諸説の事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
メールにより選考の辞退をご連絡しましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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熊本 太郎
◯◯大学□□学部△△学科
〒000-0000
××県××市××0-0-0
電話：000-0000-0000
メールアドレス：aaaa1111@xxx.ne.jp
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どこまで続ければいい？メールを終わらせるタイミング
就活においてメールのやりとりをどこまで返信したらいいのか悩まれている就活生も多いのではないでしょうか。基本的に企業から届いたメールはすべて返信するのが良いですが、どこまで続けたらいいのか把握しておくと悩むこともなくなり、メールでのビジネスマナーで失敗することはありません。
自分の返信で終わらせるようにしよう
企業から届くメールにはすべて返信をして自分の返信で終わらせるようにします。やり取りがずっと続くのではないか？と不安になるかもしれませんが、やり取りの目的が達成できていれば企業側から返信が来ることはありません。それでも心配な方は、メールの終わりのフレーズを入れると安心です。
・以上、今後ともよろしくお願いいたします。
・ご多忙のところご確認いただきありがとうございました。
・内容をご了承いただけましたら、ご返信は不要です。
「返信不要」の記載がある
企業からのメールに「返信不要」と記載されている場合は、返信しないようにします。返信不要のメールは企業側が一方的に要件を伝えたい場合などです。返信をすることで企業側のタスクが増える可能性もあるため、無理に返信する必要はありません。ただし、返信不要のメールでも質問などがある場合は返信しても問題ではありません。
スカウト採用におすすめ！「就活応縁くまもと」
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就活応縁くまもと
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