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履歴書の封筒にもマナーあり!郵送・持参の違いも見本付きで紹介!|就活応縁くまもと

公開日: 2024.01.19

更新日: 2024.01.19

履歴書の封筒にもマナーあり!郵送・持参の違いも見本付きで紹介!|就活応縁くまもと

就活で履歴書などの応募書類は郵送だけではなく、面接時に持参するケースもあります。その際履歴書を入れる封書にもマナーがあることを知っていますか?また郵送する時と持参する時にも違いがあります。この記事では郵送するケースと持参するケースの封筒の書き方やマナーを詳しく解説していきます。 

履歴書を郵送する場合の書き方のポイントと見本


履歴書を郵送する場合には封筒のサイズや色、書き方などいくつかポイントがあります。

封筒のサイズ・色


履歴書を送付する際に重要になるのが封筒のサイズと色です。一般的に履歴書はA3サイズで作成し、二つ折りにしてA4サイズにします。
A4サイズの書類を折らずに封入できる角形2号もしくは角形A4号の封筒を選びます。 
封筒の色はビジネスでは白色、水色、茶色が主流なので就職活動でも使用することはできますが、正式な書類のやり取りに使われる白色を使用したほうが賢明でしょう。ただし白色は透けやすいので、十分に厚さがある封筒を選ぶようにしましょう。 

油性ペンで記入する


宛名を書く際は水性ペンではなく油性ペンを使用しましょう。水性ペンだと水滴や雨などで滲む恐れがあるためです。封筒の表面には「履歴書在中」と朱書きをします。目立つように赤色の油性ペンで記入します。これは郵送だけではなく手渡しする場合にも必ず記入します。企業には日々多くの郵便物が届きます。その際封筒に「履歴書在中」と書かれていることで、郵便物の内容が企業の人にもわかりやすくなり、重要書類として丁寧に扱われ、破棄や紛失を防ぐことにもなります。 

宛名は縦書き


封筒の表面には相手先の住所と宛名を記入します。一般的には右端から縦書きで記入します。都道府県から省略せずに記入し、番地も「◯丁目×番地△号」と省略せず、数字は漢数字で正確に記入します。建物名も正式名称で書き、階数は「◯階」と省力せずに書きます。住所が2行になる時は、2行目は1文字分下げて書きます。 
宛名は封筒の中央に記入し、会社名も「株式会社」と省略せず正式名称を記入します。担当者名がわかっている場合は社名の横に少し下の位置から部署名、担当者名を書き、「様」を付けます。 

担当者がわからない場合の宛名の書き方

担当者名がわからない場合や部署宛に郵送するよう指示があった場合は「御中」と記載します。ここで注意したいのは「御中」と「様」は併用できません。「御中」は宛先が複数いる場合に使用し、「様」は個人の場合に使用します。併用すると二重敬語となり相手に失礼になりますので社会人のマナーとしてしっかり理解しておきましょう。 

【記入例】
・宛先が担当者個人名      『様』     例:人事部 ◯◯ 様
・宛先が採用担当        『御中』    例:採用担当 御中
・宛先が部署          『御中』    例:人事部 御中
・宛先が役職          『様』     例:人事部 人事部長 様

POINT!

「様」と「御中」は併用できない!

封をしたら「〆」を記入する


履歴書を封入したら両面テープやのりを使用してしっかり封を閉じます。端まで封をしていないと途中で剥がれてしまう可能性もあります。封筒に両面テープが付いているものを使用するのもよいでしょう。封をしたら中央に「〆」と黒字で記入します。これは封入後、他の人が開封していないことを示す意味があるので忘れずに記入します。 

履歴書を持参する場合の書き方とマナー


場合によっては履歴書を郵送せずに持参する場合もあります。その際にもマナーがありますのでしっかり把握しておきましょう。 

持参する場合でも封筒は用意する

履歴書を持参し手渡しする場合も封筒に入れて持参します。履歴書は自分の顔になる大切な書類です。汚れたりシワにならないように丁寧に扱うようにしましょう。せっかくいい履歴書を作成しても折れ曲がったり汚れたりしていてはいい印象を与えることはできません。封筒も郵送時と同じく正式書類に用いる白色がよいでしょう。 

郵送時と持参時では封筒の記入方法が違う!

持参する場合は宛名は記入する必要はありません。ただし封筒の表面には郵送の時と同様に左下に「履歴書在中」と朱書きし、長方形で囲みます。ペンは赤色の油性ペンで定規を使って記入しましょう。意外と忘れがちですが封筒の裏面には郵送時と同様に左下に郵便番号、住所、氏名を記入し、左上に持参する日付を記入します。 
手渡しの場合はのりづけや「〆」の記入は必要ありません。 

封筒以外に注意すること


履歴書や応募書類は汚れたり折れ曲がったりしないようクリアファイルに入れてから封筒に入れます。郵送時には送付状も忘れずに用意します。 

送付状を作成する

送付状とは書類を郵送する際に同封する書類のことで、ビジネスの場では送付状を同封することがマナーとされています。送付状が同封されていないとビジネスマナーがない人だという印象を与えかねないので必ず添えるようにします。ただし持参する場合は送付状は不要です。 

入れる順番に注意しよう

クリアファイルは色付きや柄が入っているものではなく無色透明のものを使用します。当たり前ですが使い古したものではなくきれいなものを使用し、できれば新しいものを使用することをおすすめします。応募書類は上から送付状、履歴書、その他の書類の順番に入れます。送付状に記載する書類の順番もクリアファイルに入れる順番に記載するようにします。 

まとめ


履歴書が入った封筒は企業の採用担当者が最初に目にするものです。いくら履歴書が完璧でも封筒のサイズや色、宛名の記入方法、応募書類の入れ方や順番などに注意を払えなければビジネスマナーが欠けているという印象を与えることになってしまいます。封筒が選考に影響を与えることはないかもしれませんが、たかが封筒と軽く考えずに細部にまで注意を払うことが大切です。書類を受け取った採用担当者にいい印象を与えらるようにしっかりとマナーを押さえておきましょう。 

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