【例文付き】面接辞退の連絡方法は？マナーとポイントを紹介！就活応縁くまもと 

就職活動を進めていく中で、さまざまな事情で面接を辞退せざるを得ない状況になることがあるかもしれません。選考過程で面接辞退が起こることは企業側としても想定していますが、失礼のない対応が求められます。この記事では面接辞退に関するマナーや注意点を詳しくお伝えします。具体的なメールの例文についても紹介します。 

面接の辞退はできるの？

就職活動を進めるうえで「同時に選考が進んでいた企業から内定をもらった」「応募企業のイメージが大きく違った」など面接を辞退したいと思うことがあるかもしれません。

「そもそも面接は辞退できるの？」と不安になる就活生もいるかもしれません。結論からいうと面接を辞退すること自体は可能です。ただし企業にとっても面接を行うために応募書類の確認や面接官の設定など時間と労力をかけています。応募企業に迷惑をかけないことが鉄則です。 

面接辞退の方法は？

面接辞退の連絡は電話でもメールでも問題はありませんが、電話だと相手が忙しい時は迷惑になることもあります。

メールであれば相手の都合の良い時に確認ができるので、基本的にはメールで構いません。しかし面接の前日や当日にキャンセルする場合などは電話でするほうが確実です。メールでも相手から返信がない場合なども電話でフォローアップしましょう。 

連絡する時間帯はメールだからいつでも良いというわけではありません。企業への連絡はどのような場合でも就業時間内にするのがマナーです。 

面接を辞退する時のマナー

面接辞退の理由はさまざまですが、どのような理由であれ企業側とすれば採用計画にズレが出ることになります。面接を辞退する時に押さえておきたいマナーについて解説します。 

必ず連絡する

企業に何も連絡を入れず無断で面接を欠席するのはもってのほかです。無断キャンセルは社会人としてマナー違反です。

採用担当者に面接辞退の申し入れをするのは気が重いですし、申し訳ない気持ちもあるかもしれません。

面接官に迷惑をかけるだけではなく、企業の採用計画にも大きな影響を与えます。今後関わることがないからいいや、と思わず誠実に対応するようにしましょう。 

すぐ連絡する

面接を辞退することを決めたのであればすぐに連絡をします。

企業側は面接のためにさまざまな調整を行っています。連絡が遅くなればなるほど、相手に迷惑をかけているということを肝に銘じ、すぐに連絡をするのが鉄則です。 

直前なら電話連絡を行う

面接辞退を前日や当日にする場合はメールと電話で連絡を入れるようにします。

直前のメールは担当者が離席していたり確認できない可能性もあるため、メールと電話の両方で伝えたほうが確実です。またメールを送ってから1～2日経っても返信がない時は、電話で確認するようにしましょう。

もし寝坊や突然のトラブルなどで無断キャンセルしてしまった場合は、気づいた時点ですぐに電話連絡するのがビジネスマナーです。

「過ぎてしまったから」とそのままにせず、無断キャンセルしたことを謝罪するようにします。 

辞退する理由の詳細は伝える必要はない 

面接を辞退する場合、応募企業への志望度があまり高くなかったことや第一志望の企業と面接日が被っていたなど、採用担当者に伝いにくい理由であることも少なくありません。

何でも正直に伝えたい人にとっては、隠すことは心苦しいところではありますが、大人のマナーとして辞退する理由の詳細を伝える必要はありません。

応募企業から掘り下げて尋ねられている場合を除いて、「一身上の都合」と一言でまとめるのが無難です。

差出人が分かるように署名を必ずつける

面接辞退のメールを送信するときに限りませんが、企業の担当者にメールを送信する際は、必ず署名をつけるようにしましょう。

「何度もやり取りしている人であればなんとなく分かるだろう」「苗字がメールアドレスに入っているからわかるだろう」と思ってしまうかもしれませんが、担当者は日々複数の人とやり取りをしているため、覚えられていない可能性も大いにあります。

また、社会人として自ら名乗らないことは非常に失礼にあたります。メールの設定で署名を編集できますので、自分を特定できるような最低限の情報、つまり氏名や所属は署名に入れるようにしましょう。

面接辞退メールの書き方のポイント

面接辞退を伝える際はどのような点に注意すればいいのか、押さえておきたいポイントを解説します。 

件名はメールの内容が一目でわかるように記載する

件名には必ず用件を記載します。その際メールの内容が、一目でわかるように面接を辞退することを明記します。

自分の名前だけでなく大学名を記載しておくと担当者が把握しやすくなります。 

メール文面に記載する内容

メール本文には辞退する旨とその理由をわかりやすく簡潔に記載します。面接辞退の理由については「一身上の都合」を使用するのが一般的です。

メールはだらだら書かずに簡潔さを重視して作成しましょう。シンプルにまとめた中に必ず謝罪を入れるようにします。面接の機会を与えてくれた感謝の気持ちを添えて、誠実な対応を心がけましょう。 

【理由別】面接辞退のメールの例文

実際にメールで連絡する際にそのまま使用できる例文を紹介します。

「一身上の都合」を使用する場合

他社から内定を得た場合

面接辞退の理由は「一身上の都合」で問題ありませんが、企業としても辞退した理由を知りたいと考えている場合もありますので、先に理由を説明しておいても構いません。 

面接を辞退するときの注意点

面接辞退をするということは、応募企業の中身を知る機会を失うことを意味しています。

説明会や座談会で社風が合わないと感じていた場合でも、よほどの理由や大学の授業など時間的な制約がない限りは、面接に行ってみるという選択肢を再度考えることも重要です。以下に、面接をどうしても辞退する場合に注意すべき点を挙げています。

連絡をする時間帯・タイミングに気を付ける

面接辞退をする場合、気持ちの準備をしてから連絡をしたいと思うこともあるかもしれませんが、辞退の意志を固めたらできるだけ早く連絡するのがマナーです。

メールの場合は、会社の営業時間内に送りましょう。どうしても夜しか時間が取れない場合は、「夜分遅くにすみません」とつけるようにしましょう。

電話の場合は、朝の始業直後の時間帯や昼休み前後は担当者が離席している、あるいは手が離せないことが多く、迷惑がかかるため避けるようにしましょう。

また、外出先から連絡する場合は、周囲の騒音などが聞こえない静かな場所に移動してから、電話をかけるようにしましょう。

面接辞退を取り下げることは基本的には難しい

面接辞退をした場合、あとから再度面接をお願いすることは基本的には難しいでしょう。

面接辞退をする人と面接をしたとしても入社してもらえるかどうかも分からないという印象を持たれています。そのため、せっかく面接の機会を与えられたにもかかわらず、辞退したいと思う場合はどの点が応募企業と合わないと考えているのか整理しましょう。

決定的な理由がない限りは、大変だと思うかもしれないですが、極力面接には参加するようにしましょう。もしかしたら入社したいと思う企業かもしれません。

面接辞退メールはマナーが大切！

面接を辞退する際のマナーや連絡方法など解説してきました。就職活動のなかで時には面接を辞退せざるを得ない状況も起こり得ます。

ただし、一度面接を辞退すると原則取り下げはできないため、辞退する際は慎重に検討することが大切です。

よく考えた上で面接を辞退することになった場合は、誠意を持って対応することが何よりも重要です。誠実な対応をこころがけましょう。

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