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【例文付き】面接辞退の連絡方法は?マナーとポイントを紹介!就活応縁くまもと 

公開日: 2024.02.23

更新日: 2024.02.23

【例文付き】面接辞退の連絡方法は?マナーとポイントを紹介!就活応縁くまもと 

就職活動を進めていく中で、さまざまな事情で面接を辞退せざるを得ない状況になることがあるかもしれません。選考過程で面接辞退が起こることは企業側としても想定していますが、失礼のない対応が求められます。この記事では面接辞退に関するマナーや注意点を詳しくお伝えします。具体的なメールの例文についても紹介します。 

面接の辞退はできるの?


就職活動を進めるうえで「同時に選考が進んでいた企業から内定をもらった」「応募企業のイメージが大きく違った」など面接を辞退したいと思うことがあるかもしれません。そもそも面接は辞退できるの?と不安になる就活生もいるかもしれません。結論からいうと面接を辞退すること自体は可能です。ただし企業にとっても面接を行うために応募書類の確認や面接官の設定など時間と労力をかけています。応募企業に迷惑をかけないことが鉄則です。 

面接辞退の方法は?


面接辞退の連絡は電話でもメールでも問題はありませんが、電話だと相手が忙しい時は迷惑になることもあります。メールであれば相手の都合の良い時に確認ができるので基本的にはメールで構いません。しかし面接の前日や当日にキャンセルする場合などは電話でするほうが確実です。メールでも相手から返信がない場合なども電話でフォローアップしましょう。 
連絡する時間帯はメールだからいつでも良いというわけではありません。企業への連絡はどのような場合でも就業時間内にするのがマナーです。 

面接を辞退する時のマナー



面接辞退の理由はさまざまですが、どのような理由であれ企業側とすれば採用計画にズレが出ることになります。面接を辞退する時に押さえておきたいマナーについて解説します。 

必ず連絡する

企業に何も連絡を入れず無断で面接を欠席するのはもってのほかです。無断キャンセルは社会人としてマナー違反です。採用担当者に面接辞退の申し入れをするのは気が重いですし申し訳ない気持ちもあるかもしれません。面接官に迷惑をかけるだけではなく、企業の採用計画にも大きな影響を与えます。今後関わることがないからいいや、と思わず誠実に対応するようにしましょう。 

すぐ連絡する

面接を辞退することを決めたのであればすぐに連絡をします。企業側は面接のためにさまざまな調整を行っています。連絡が遅くなればなるほど相手に迷惑をかけているということを肝に銘じてすぐに連絡をするのが鉄則です。 

面接の前日、当日は電話連絡を行う

面接辞退を前日や当日にする場合はメールと電話で連絡を入れるようにします。直前のメールは担当者が離席していたり確認できない可能性もあるため、メールと電話の両方で伝えたほうが確実です。またメールを送って1~2日経っても返信がない時は電話で確認するようにしましょう。もし寝坊や突然のトラブルなどで無断キャンセルしてしまった場合は、気づいた時点ですぐに電話連絡するのがビジネスマナーです。「過ぎてしまったから」とそのままにせず、無断キャンセルしたことを謝罪するようにします。 

面接辞退メールの書き方のポイント


面接辞退を伝える際はどのような点に注意すればいいのか、押さえておきたいポイントを解説します。 

件名はメールの内容が一目でわかるように記載する

件名には必ず用件を記載します。その際メールの内容が一眼でわかるように面接を辞退することを明記します。自分の名前だけでなく大学名を記載しておくと担当者が把握しやすくなります。 

【例文】
件名:面接辞退のご連絡/◯◯大学 △△△△

メール文面に記載する内容

メール本文には辞退する旨とその理由をわかりやすく簡潔に記載します。面接辞退の理由については「一身上の都合」を使用するのが一般的です。メールはだらだら書かずに簡潔さを重視して作成しましょう。シンプルにまとめた中に必ず謝罪を入れるようにします。面接の機会を与えてくれた感謝の気持ちを添えて、誠実な対応を心がけましょう。 

理由別面接辞退のメールの例文

実際にメールで連絡する際にそのまま使用できる例文を紹介します。

「一身上の都合」を使用する場合

件名:面接辞退のご連絡 ◯◯大学 ×× ×× 

△△株式会社 

人事部 ◯◯様 

 

お世話になっております。 

◯◯大学の××××です。 

先日は×次面接のご連絡をいただきましてありがとうございました。 

 

×月×日×時から面接のお約束をいただいておりましたが、 

一身上の都合により選考を辞退させていただきたく連絡いたしました。 

 

貴重なお時間を割いていただいたのもかかわらず、身勝手なお願いを申し上げることを 

深くお詫びいたします。誠に申し訳ございません。 

 

本来であれば直接お詫びに伺うべきではございますが、メールでの連絡となりましたことを 

重ねてお詫び申し上げます。 

 

末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈りいたします。 

 

著名

他社から内定を得た場合

面接辞退の理由は「一身上の都合」で問題ありませんが、企業としても辞退した理由を知りたいと考えている場合もありますので、先に理由を説明しておいても構いません。 

件名:面接辞退のご連絡 ◯◯大学 ×× ×× 

△△株式会社 

人事部 ◯◯様 

 

お世話になっております。 

◯◯大学の××××です。 

先日は×次面接のご連絡をいただきましてありがとうございました。 

 

×月×日×時から面接のお約束をいただいておりましたが、 

大変恐縮ながらこの度は面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました。 

 

別の企業から内定をいただき、自分の適正や将来を十分に検討した結果、 

そちらの企業への入社を決めたためです。 

 

貴重なお時間を割いていただいたのもかかわらず、このような形となり誠に申し訳ございません。 

身勝手なお願いで大変恐縮ですが、何卒ご理解ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 

 

本来であれば直接お詫びに伺うべきではございますが、メールでの連絡となりましたことを 

重ねてお詫び申し上げます。 

 

末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈りいたします。 

 

著名 

まとめ


面接を辞退する際のマナーや連絡方法など解説してきました。就職活動のなかで時には面接を辞退せざるを得ない状況も起こり得ます。ただし一度面接を辞退すると原則取り下げはできないため辞退する際は慎重に検討することが大切です。よく考えた上で面接を辞退することになった場合は、誠意を持って対応することが何よりも重要です。誠実な対応をこころがけましょう。

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