インターンや企業説明会のあとの企業へのお礼メールに対して、返信がきた場合には適切な対応が必要です。正しい対応をすることで、企業から好印象を得られることもあります。また、社会人のマナーとしても、メールの返信方法を知っておくことは必要です。
そこで今回はお礼メールへ企業から返信がきた場合の対応ポイントを解説していきます。例文も紹介するので、記事を読むことで正しいメールの返信方法が分かります。
就活を成功させるために、ぜひ最後まで読んでください。
2. 【例文】お礼メールの返信に対するメールの書き方
3.企業へのお礼メールの返信に関するよくある質問
4. まとめ
5. スカウト採用におすすめ!就活応縁くまもと
お礼メールの返信への対応のポイント5つ
企業へお礼メールをした後に、返信があった場合の対応のポイントは以下の5つです。
- 早いタイミングでメールを返信する
- 短い文章で記載する
- 件名は変更しない
- 返信が不要であることを伝える
- 返信メールへのお礼を盛り込む
メールの対応も社会人のマナーとして重要です。それぞれのポイントをきちんと理解し、対応しましょう。
早いタイミングでメールを返信する
24時間以内に返信するのがビジネスメールでのマナーとされています。なるべく早いタイミングで返信するのが望ましいです。
可能であればメールをもらったその日中には返信をするようにしましょう。
ただし、メールが届いた時間が夕方以降などで、同じ日にちでは返信できない場合もあるでしょう。すぐに返信できない場合は翌朝なるべく早い時間帯(始業の直前や直後30分以内の範囲)で返信するとよいです。
短い文章で記載する
要点は絞って短い文章で書くようにしましょう。長々と書いてしまうと正しい意図が読み手に伝わらない可能性があります。
1つのメールで伝える内容はなるべく1つのテーマに抑えるほうがよいです。あれこれと詰め込まずにお礼(あなたの気持ち)を伝えることに集中します。
読み手のことを考えて内容は端的でわかりやすいものにしましょう。
件名は変更しない
返信が続くと「Re」の文字が増えるため、読みづらいと感じる方もいるかもしれません。しかし、件名は変更せずに送られてきたメールはそのまま返信しましょう。
件名を変更してしまうと、お礼メールへの返信だと相手が気づかない可能性があります。メール管理の観点からも相手にとって不親切な対応になってしまうので件名は変更しないようにしましょう。
POINT!
返信が続く場合は、「Re」を1つだけ残すようにすると件名も見やすい
返信が不要であることを伝える
ビジネスメールではメールを始めた方が終わらせるのが基本です。
しかし、相手も気をつかってやりとりが続いてしまう場合があります。返信がなくても大丈夫だと伝わるように「返信不要です」とはっきり書くようにするとよいです。
「本メールへのご返信には及びません」や「ご返信いただかなくても差し支えありません」などと伝えるとより丁寧な印象になります。
返信メールへのお礼を盛り込む
返信してくれたことへのお礼も大切です。忙しい中で返信してくれた相手への敬意や感謝を伝えましょう。
ビジネスメールでは書き方のルールがあります。そのため定型的な内容でのやりとりが多くなりやすいです。相手の行動に自分の言葉で感謝を伝えることで定型的な文章ではなく、あなたの気持ちを伝えられます。
【例文】お礼メールの返信に対するメールの書き方
前項の5つのポイントを踏まえて実際に文章を書いてみます。お礼メールの返信に対するメールの基本的な構成は下記のとおりです。
- 宛名
- お礼・挨拶
- 自分の名前
- 本文
- 結びの言葉
一度お礼のメールを送っているので返信はなるべく簡潔に書くようにしましょう。
以下では、
- インターン終了後のお礼メール
- 先輩(OG・OB)へのお礼メールへの返信メール
2つのパターンを紹介します。返信メールの参考にしてください。
インターン終了後のお礼メールの返信メールの場合
まずはインターン終了後のお礼メールの返信についての例文を紹介します。
【例文】
件名:Re:インターンシップのお礼に関しまして
株式会社 〇〇 ご担当 〇〇様
▲▲大学、▲▲学部、▲▲学科の◻︎◻︎です。
お忙しい中返事をいただきありがとうございます。
今後も会社説明会など、貴社のイベントに参加出来る機会がありましたらご連絡させて頂きます。
また気になることがありましたらご相談させていただけますと幸いです。
ご多忙かと思いますので返信には及びません。
それでは引き続き、よろしくお願いいたします。
—————————————-
▲▲大学、▲▲学部、▲▲学科
◻︎◻︎(名前)
電話:
メール:
—————————————-
前項で説明した「お礼メールの返信へのポイント」を踏まえながらメールを作成しましょう。
先輩(OG・OB)へのお礼メールの返信メールの場合
先輩へもきちんとメールを返信しましょう。
【例文】
件名:Re:〇〇の打ち合わせのお礼
〇〇さん(もしくは〇〇部長、〇〇先輩など)
▲▲大学、▲▲学部、▲▲学科の◻︎◻︎です。
お忙しいところ、お返事いただきましてありがとうございます。
〇〇さんから詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。
心より感謝申し上げます。
ご多忙かと思いますので、本メールへのご返信には及びません。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
—————————————-
▲▲大学、▲▲学部、▲▲学科
◻︎◻︎(名前)
電話:
メール:
—————————————-
仲の良い先輩へも丁寧に返信することは大切です。
企業へのお礼メールの返信に関するよくある質問
ここまで、企業や先輩へのお礼メールの返信の方法や書き方について紹介しました。他にも就活生が疑問に思っているお礼メールの返信に関する質問について紹介します。
何度返信すればよいですか?
基本的にお礼メールをした就活生が終わらせるようにしましょう。
メールに「本メールへのご返信には及びません」と丁寧に返信不要であることを伝えるとよいです。
休日や夜間にメールをしてもよいですか?
休日や夜間にメールをすることは間違いではありません。
しかし、「お休みのところ失礼します」などと一言添えてメールすることを忘れないようにしましょう。
返信を忘れてしまったらどうする?
メールの返信を忘れていたことに気づいたら、すぐにメールすることが大切です。
そして、「メールが遅れてしまい申し訳ございません」と謝罪の一言を添えることを忘れないようにしましょう。
まとめ
記事では、企業からお礼メールの返信がきた場合の対応について紹介しました。
メールへの対応も社会人として身につけておくべきマナーであり、就活時にもきちんと対応しなければいけません。
企業から返信メールがきた場合はすぐに感謝を伝えるメールを送ることが必要です。内容は、簡潔にして再度返信が不要であることなども丁寧に伝えましょう。
正しいメールへの対応をすることで企業に良い印象を与えることもあります。
就活を成功させるために、正しいメールの対応を行いましょう。
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