企業へ「お礼メール」からの返信に対し、「いつまでやりとりを続ければいいのか」「どのように返信するのが正しいのか」と悩んでいませんか？今回はお礼メールへ企業から返信がきた場合の対応ポイントを解説していきます。例文も紹介するので、記事を読むことで正しいメールの返信方法が分かります。就活を成功させるために、ぜひ最後まで読んでください。

お礼メールの返信への対応のポイント5つ

企業へお礼メールをした後に、返信があった場合の対応のポイントは以下の5つです。

メールの対応も社会人のマナーとして重要です。それぞれのポイントをきちんと理解し、対応しましょう。

早いタイミングでメールを返信する

24時間以内に返信するのがビジネスメールでのマナーとされています。なるべく早いタイミングで返信するのが望ましいです。

可能であればメールをもらったその日中には返信をするようにしましょう。

ただし、メールが届いた時間が夕方以降などで、同じ日にちでは返信できない場合もあるでしょう。すぐに返信できない場合は翌朝なるべく早い時間帯（始業の直前や直後30分以内の範囲）で返信するとよいです。

短い文章で記載する

要点は絞って短い文章で書くようにしましょう。長々と書いてしまうと正しい意図が読み手に伝わらない可能性があります。

1つのメールで伝える内容はなるべく1つのテーマに抑えるほうがよいです。あれこれと詰め込まずにお礼（あなたの気持ち）を伝えることに集中します。
読み手のことを考えて内容は端的でわかりやすいものにしましょう。

件名は変更しない

返信が続くと「Re」の文字が増えるため、読みづらいと感じる方もいるかもしれません。しかし、件名は変更せずに送られてきたメールはそのまま返信しましょう。

件名を変更してしまうと、お礼メールへの返信だと相手が気づかない可能性があります。メール管理の観点からも相手にとって不親切な対応になってしまうので件名は変更しないようにしましょう。

返信が不要であることを伝える

ビジネスメールではメールを始めた方が終わらせるのが基本です。

しかし、相手も気をつかってやりとりが続いてしまう場合があります。返信がなくても大丈夫だと伝わるように「返信不要です」とはっきり書くようにするとよいです。

「本メールへのご返信には及びません」や「ご返信いただかなくても差し支えありません」などと伝えるとより丁寧な印象になります。

返信メールへのお礼を盛り込む

返信してくれたことへのお礼も大切です。忙しい中で返信してくれた相手への敬意や感謝を伝えましょう。

ビジネスメールでは書き方のルールがあります。そのため定型的な内容でのやりとりが多くなりやすいです。相手の行動に自分の言葉で感謝を伝えることで定型的な文章ではなく、あなたの気持ちを伝えられます。

【例文】お礼メールの返信に対するメールの書き方

前項の5つのポイントを踏まえて実際に文章を書いてみます。お礼メールの返信に対するメールの基本的な構成は下記のとおりです。

一度お礼のメールを送っているので返信はなるべく簡潔に書くようにしましょう。

以下では、「インターン終了後のお礼メール」「先輩（OG・OB）へのお礼メールへの返信メール」の2つのパターンを紹介します。返信メールの参考にしてください。

インターン終了後のお礼メールの返信メールの場合　　

まずはインターン終了後のお礼メールの返信についての例文を紹介します。

前項で説明した「お礼メールの返信へのポイント」を踏まえながらメールを作成しましょう。

先輩（ＯＧ・ＯＢ）へのお礼メールの返信メールの場合

先輩へもきちんとメールを返信しましょう。

仲の良い先輩へも丁寧に返信することは大切です。

気を付けて！お礼メールで使いがちなNGワード 

テンプレをコピペしての返信ではなく、自分の言葉でも取り入れることは大切です。
お礼メールの基本的な構成がわかったところで、｢お礼メールで使いがちなNGワード｣についても見ていきましょう。

うっかり使いがちNo.1｢すいません｣ 

｢すいません｣｢すみません｣は日常会話ではよく使われますが、カジュアルな印象を受けるためビジネスの場では避けるべきです。
メールや文章で謝罪する場合、より丁寧な表現である｢申し訳ございません｣｢申し訳ありません｣と伝えましょう。

結局どっち？｢大丈夫です｣ 

｢大丈夫です｣という表現は、肯定なのか否定なのかわかりにくいです。断りのメールなどは特に曖昧な表現をしてしまいがち。誤解を招く可能性があります。メールなどの文面だけでなく、口頭の場合も避けた方が無難です。

ありがとうございます！・いかがでしょうか？ 

感嘆符｢！｣や疑問符｢？｣は、カジュアルな印象を与えやすく、ビジネスシーンには適していません。

企業へのお礼メールの返信に関するよくある質問

ここまで、企業や先輩へのお礼メールの返信の方法や書き方について紹介しました。他にも就活生が疑問に思っているお礼メールの返信に関する質問について紹介します。

何度返信すればよいですか？

基本的にお礼メールをした就活生が終わらせるようにしましょう。
メールに「本メールへのご返信には及びません」と丁寧に返信不要であることを伝えるとよいです。

休日や夜間にメールをしてもよいですか？

休日や夜間にメールをすることは間違いではありません。
しかし、「お休みのところ失礼します」などと一言添えてメールすることを忘れないようにしましょう。

返信を忘れてしまったらどうする？　

メールの返信を忘れていたことに気づいたら、すぐにメールすることが大切です。
そして、「メールが遅れてしまい申し訳ございません」と謝罪の一言を添えることを忘れないようにしましょう。

お礼メールの返信はマナーを守って対応しましょう

記事では、企業からお礼メールの返信がきた場合の対応について紹介しました。
メールへの対応も社会人として身につけておくべきマナーであり、就活時にもきちんと対応しなければいけません。

企業から返信メールがきた場合はすぐに感謝を伝えるメールを送ることが必要です。内容は、簡潔にして再度返信が不要であることなども丁寧に伝えましょう。

正しいメールへの対応をすることで企業に良い印象を与えることもあります。
就活を成功させるために、正しいメールの対応を行いましょう。

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